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KPI im MICE – Welche Faktoren beeinflussen deinen Erfolg im Tagungsbereich?

KPI im MICE Management - Schlüsselfaktoren mit denen du deinen Erfolg beeinflussen kannst!

Zunächst mal: Was heißt KPI?

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator, das heißt eine Leistungskennzahl. Mit ihr kann der Fortschritt einer Zielsetzung oder der Erfüllungsgrad gemessen werden. Im Gabler Wirtschaftslexikon unter [diesem Link] findest du eine gute Definition.

Um herauszufinden, welche KPIs für das MICE Management wichtig sind, müssen vorab die Faktoren definiert werden, die Einfluss auf den Erfolg des MICE Managements haben.

#KPIs im MICE Management! Welche Faktoren haben Einfluss auf deinen Erfolg im #MICE? Klick um zu Tweeten

Welche Faktoren haben Einfluss auf den monetären Erfolg im MICE-Bereich?

  1. Personenzahl: Ganz klar, eine Veranstaltung mit 100 Personen macht mehr Umsatz, als eine mit 10. Aber sie macht auch mehr Arbeit, braucht mehr Material und Personal.
  2. Quadratmeter: Wenige Teilnehmer in einem großen Raum, haben mehr Platz zur Verfügung und damit auch mehr qm pro Person! Es bringt aber auch nichts eine große Gruppe in einen kleinen Raum zu stopfen.
  3. Zeit: Der Faktor Zeit wird oftmals unterschätzt und falsch kalkuliert. Ein Gruppe die morgens ab 8 Uhr im Raum ist, muss ab 6.30 Uhr vorbereitet werden (je nach Größe). Endet die Tagung um 18 Uhr und ist der Raum am nächsten Tag anderweitig verkauft, arbeiten die Bankettmitarbeiter bis mindestens 21 Uhr. Je nach Bestuhlung und Größe der neuen Gruppe. Aber auch: Wie weit im Voraus wird gebucht? (Buchungsvorlauf)
  4. Verpflegungsumsatz pro Person: Eine große Gruppe wird selten ein 3-4 Gang Welcome Menü buchen. Eine große Gruppe bedeutet nicht, richtig viel Umsatz. Meistens liegt der pro Kopf – Verbrauch einer großen Gruppe unter einer mit wenig Teilnehmern.
  5. mit Zimmer / ohne Zimmer: Eine Tagung die im Hotel im Optimalfall von Montag bis Freitag im Hotel übernachtet und tagt, ist der unser Traum, oder? Eine harmonische Auslastung von Zimmern und Tagungsräumen ist sehr wichtig für ein ordentliches MICE Management.
  6. Markt Segmente: Extrem wichtig! Wer sind deine Kunden? Wer bucht bei dir? In vielen Hotels, musste ich leider schon oft feststellen, ist genau diese Einteilung nicht gegeben. Aber wie willst du verkaufen, wenn du deine Kunden nicht kennst? Eine Geschäftstagung ist für den Hotelier meist lukrativer, als eine Hochzeit oder Geburtstagsfeier. Die Gründe liegen auf der Hand: Das Geld aus dem privaten Geldbeutel wird gewählter ausgegeben, als das vom Firmenkonto 😉
  7. Conversion: Das ist meines Erachtens die Kennzahl, die als allererstes ermittelt und unter die Lupe genommen werden muss! Sie setzt dem Aufwand den Ertrag gegenüber! Mit der Umwandlungsrate kannst du die Effektivität und die Effizienz deines Hotels messen! Genial. -> Wie das geht? Dazu schreibe ich separat einen Artikel 🙂

 

Mit welchen Key Performance Indikatoren lässt sich der Erfolg im MICE-Bereich messen?

Oftmals wird der Umsatz pro Person zur Erfolgsmessung rangezogen…

Warum habe ich nie verstanden. Es macht für mich einfach keinen Sinn.
Was sagt dir der Umsatz pro Person? Genau, er zeigt dir lediglich wie viel 1 Gast/Kunde/Teilnehmer umgesetzt hat. That’s it!

Welchen Erfolg willst du daraus messen? Genau, gar keinen.

Um das ein bißchen zu veranschaulichen, dass das völlig sinnfrei ist, ein Beispiel:

Klar ist der Umsatz der kleineren Gruppe pro Kopf höher. Doch welchen Erfolg willst du daraus ableiten?

Okay. Kennzahlen für den Erfolg im MICE.

Ich frage mal anders rum: Welche Kennzahlen werden den im Zimmerbereich erhoben?

  • ADR
  • RevPAR
  • TRevPAR

Und wie könnte das nun auf das MICE Management angewendet werden?

Falls du keine Zimmer anbaust oder deine Tagungsfläche vergrößert eignet sich wie beim RevPAR der Vergleich mit den Quadratemetern. Du brauchst also eine Konstante und das sind die Quadratmeter. Logisch.

Zum Beispiel:

RevPASQM = Revenue per available square meter; d.h. Umsatz pro verfügbarem Quadratmeter

Whitepaper von meetingmarket.de „So kalkulieren Sie den Mindestumsatz für Tagungsräume“ Seite 8

 

RevPASQM eine #Kennzahl im #mice! Kennst du sie? Klick um zu Tweeten

Eine weitere Art deinen Erfolg zu messen ist die Conversion – Rate.

Die Fragen die sich stellen, beginnen mit „Wie hoch ist die Conversion Rate…“

  • in Bezug auf Anfrage und Angebot?
  • Angebot und Verkauf, also realisierter Umsatz
  • Conversion Rate pro Buchungskanal

Wichtig ist, dass du weißt, was du wissen willst.

Die Effektivität deiner Convention Sales – Abteilung, die Stärke deines Verkaufs oder wie rentabel die einzelnen Buchungskanäle sind.

Im Detail gehe ich auf die Conversion Rate in meinem nächsten Artikel ein. Sei gespannt 🙂

#Conversion vs. #Sale? Conversion vs. Anfrage? Conversion vs. Buchungskanal? Was willst du wissen? Klick um zu Tweeten

Mit dem Mindestumsatz deine VERkaufsentscheidung treffen!

Als Meeting- und Event Manager musste ich oft die Entscheidung treffen, ob ein Angebot überhaupt gesendet werden sollte. Würde die Mühe, die dahinter steckt – und das hat jedes einzelne Hotel selbst zu bedenken und mit der Ablaufplanung des Angebotsprozesses zu tun – in einer Buchung enden?

Allgemein herrscht die Auffassung, dass man immer alles nehmen muss.

Ich musste damals monatlich einen Conversion Report abgeben, der gezeigt hat

  • wie viele Anfragen eingegangen sind
  • wie viele davon realisiert wurden
  • nicht realisiert wurden
  • nicht angeboten werden konnten

Das ist schön zu wissen.

Dennoch habe ich nie verstanden wozu das Sinn macht. Und ob überhaupt jemand etwas damit macht und dieser Report weiter verwendet wird?

???

Was will ich dir damit sagen?

Jeder Report und jede Kennzahl muss zielführend sein. Und deine Mitarbeiter und Abteilungsleiter müssen wissen, warum sie was machen.

Den Conversion Report musste ich mit Excel (!) führen!

Mühsam zusammengesuchte Zahlen in eine Tabelle einfügen. Warum?

Weil das PMS die Zahlen, so wie wir sie brauchten, nicht geliefert hat. Statt es zu digitalisieren, haben meine Mitarbeiter oder ich uns je nach dem zwei bis drei Stunden an den Report gemacht. War es ein guter Monat brauchte es sogar noch mehr Zeit.

Eine Software hätte so vieles einfacher gemacht!

Eine Zahl war sehr aufschlussreich: Conversion Angebot vs. Sale! Wieviele Angebote konnten realisiert werden?
(Im vergangenen Monat wohl gemerkt)

Und genau diese Zahl kann dir bei deiner VERkausentscheidung helfen!

Der #Mindestumsatz hilft dir bei deiner Verkaufsentscheidung! #sale #mice Klick um zu Tweeten

Diese Fragen müssen für die Verkaufsentscheidung beantwortet werden

  • Wie hoch ist die Preisbereitschaft des Kunden? Das heißt: Handelt es sich um einen Geschäftskunden der bereit ist einen höhren Preis zu zahlen, als der Privatkunde der seinen Geburtstag aus der eigenen Tasche zahlen möchte.
  • Wie weit im Voraus wird gebucht? Falls der Kunde absagt, ist noch genug Zeit, um eine „Ersatzkunden“ zu finden? Oder wird der Kunde die Zusage/Absage hinauszögern? Oder könnten höherpreisige Anfragen eingehen?
  • Passt das Geschäft in die Saison?
  • Müssen zum angefragten Zeitpunkt Zimmer dazu verkauft werden? Oder reicht es, wenn nur die Tagung verkauft wird?
  • Liegt der Veranstaltungstermin günstig und behindert er nicht andere Segmente? Zum Beispiel könnte eine 3-tägige Veranstaltung von Dienstag bis Donnerstag nicht mehr angeboten werden, weil der Mittwoch durch diese eine Veranstaltung ausgebucht ist.

Der Mindestumsatz hilft dabei, diese Fragen richtig zu beantworten und eine gewinnbringende Verkaufsentscheidung zu treffen.

Um diesen Mindestumsatz zu ermitteln, musst du deine Key Performance Indikatoren kennen und daraus deine Strategie erarbeiten und vor allem konsequent umsetzen.

Das soll heißen: Der Mindestumsatz ist das Ergebnis aus deinen KPIs.

Ergebnis aus den #KPIs im #mice ist der #mindestumsatz Klick um zu Tweeten

Wie du in berechnen kannst, erkläre ich im nächsten Artikel.

 

Was meinst du? Welche Faktoren sind noch wichtig um gute KPIs zu erhalten und was hälst du vom Mindestumsatz? Hinterlasse mir gerne einen Kommentar unter dem Artikel! Ich würde mich freuen und eine Antwort ist dir sicher! Vielen Dank!

Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, dann pinne, like, teile und zwitschere ihn weiter! Danke!

 

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